Angebote für Ihre Organisation
Gerne bieten wir Ihnen ein Beratungspaket an, das auf die Bedarfe Ihrer Organisation zugeschnitten wird. Hier einige Beispiele:
Einstieg „Fundraising-Datenbank“
Ein Angebot für Organisationen, die überlegen ob sie in eine Fundraising-Datenbank investieren sollten oder (noch) nicht. Gemeinsam mit Ihnen diskutieren wir über die strategischen und operativen Chancen und Risiken einer solchen Investition, geben Ihnen Argumentationshilfen, um Geschäftsführung oder Vorstand zu überzeugen und zeigen Ihnen den Weg auf, der dann vor Ihnen liegen würde. (Aufwand je nach Organisation: ca. 1,5 – 2 Personentage =PT)
Wenn Sie sich bereits für die Anschaffung oder den Wechsel der Fundraising-Datenbank entschieden haben, dann beginnt die „Qual der Wahl“. Den Auswahlprozess kann man in zwei wichtige Phasen einteilen, nämlich in die Orientierung- und die Analyse- und Auswahlphase.
Orientierungsphase
Gemeinsam schauen wir (aus der Vogelperspektive) auf Ihre Organisation. Wo steht sie heute? Wo soll es hingehen? Ziel der Orientierungs-Beratung ist die Identifizierung der wichtigsten Rahmen-bedingungen in Ihrer Organisation und das Aussortieren der Software-Produkte, die nicht in Frage kommen. (Aufwand je nach Organisation: ca. 2,5 – 4 PT)
Analyse- und Auswahlphase
Hier geht es in die Tiefe: Ist- und Soll-(Arbeits-) Prozesse werden analysiert, Anforderungen an die Fundraising-Datenbank erarbeitet, Präsentationsszenarien erstellt, Entscheidungskriterien definiert etc. Während die Orientierungsphase dem „Aussieben“ nicht geeigneter Produkte dient, geht es jetzt darum die Punkte herauszuarbeiten, die schließlich zu einer Entscheidung für einen Software-Anbieter führen.
Wir arbeiten i. a. mit einem partizipativen Ansatz, d.h. nicht nur die Entscheidungsebene, sondern alle betroffenen Bereiche werden an der Prozess- und Anforderungs-analyse beteiligt. Dieses Vorgehen impliziert eine Qualifizierung aller am Prozess Beteiligten und verringert das Risiko einer Fehlinvestition! Denn zum einen werden alle Sichtweisen und wichtigen Aspekte in den Auswahlprozess eingebracht und zum anderen steigt die Akzeptanz für ein Produkt, wenn man am Auswahlprozess beteiligt und der Entscheidungsprozess transparent war.
(Aufwand abhg. von der Organisation und der Anzahl User)
Spätestens nach der Entscheidung für ein Produkt beginnen die Vorbereitungen für einen Wechsel der Datenbank bzw. für die erstmalige Einführung.
Aufbau Datenbank-Struktur und Erstellung eines Organisations-Leitfadens
Wenn die neue Datenbank da ist, ist sie erst einmal leer. Wenn man seine Daten aus dem Alt-System unbearbeitet in das neue System migriert, ist die Gefahr groß, dass man ein gewachsenes oder auch oft verwachsenes, unlogisches System nur fortführt. Die Unzufriedenheit ist vorprogrammiert und alle sind von der neuen Datenbank enttäuscht.
Doch genau jetzt haben Sie die Gelegenheit, zu erfassen, welche Informationen Sie wirklich und in welcher Form brauchen und welche Prozesse ggf. zusätzlich hilfreich wären. Wir unterstützen Sie dabei, die Möglichkeiten der neuen Datenbank für Ihre Bedarfe auszuschöpfen. Entweder im Team mit ihrem Software-Anbieter oder wir stärken Ihnen den Rücken, sortieren Ihre Bedarfe und Sie regeln dann mit Ihrem neuen Anbieter alles Weitere.
Darüber hinaus halten wir ein organisations-internes User-Handbuch für äußerst sinnvoll. Niemand liest 630 Seiten Handbuch der Hersteller. Und deren Sprache verstehen Ihre User vermutlich ohnehin nicht. Deshalb leiten wir Sie an, in einem internen Qualitäts-Handbuch alle für Ihre Organisation relevanten Arbeitsschritte und Vereinbarungen zwischen den Abteilungen festhalten, damit Ihre Nutzerinnen und Nutzer ideal im Arbeitsalltag Unterstützung finden.
Die neue Datenbank wird nicht immer mit wehenden Fahnen begrüßt.
Dabei geht es nie um die Technik, sondern immer um menschliche Gefühle wie Angst vor dem Ersetzt-werden, vor Überforderung, vor Überarbeitung. Wir geben Ihnen Rat, wie Sie alle Beteiligten einbinden und diese Gefühle anhören und ihnen begegnen können.
(Aufwand vom Einzelfall abhängig)
Wir weisen hier auch auf das Kompaktseminar „Qualität analysieren. PowerPivot für gemeinnützige Organisationen. Neue Möglichkeiten an Excel entdecken und clever nutzen“ von unserem gemeinnützigen Partner, der Cloud und Rüben gGmbH hin.
Optimierung von Arbeitsprozessen
Es muss nicht immer eine neue Datenbank sein. Manchmal hilft ein kritischer Blick auf einge¬fahrene Arbeitsabläufe um ineffektive Arbeitsabläufe zu identifizieren und zu optimieren. In solchen Fällen lohnt es sich auch zu prüfen, ob überhaupt das ganze Potenzial der vorhandenen Datenbank genutzt wird. Muss ggf. nachgeschult werden? Wo stößt die Datenbank tatsächlich an ihre Grenzen? Kann der Software-Anbieter eine Weiterentwicklung anbieten? (Aufwand vom Einzelfall abhängig)
Wir weisen hier auch auf das Kompaktseminar „Qualität analysieren. PowerPivot für gemeinnützige Organisationen. Neue Möglichkeiten an Excel entdecken und clever nutzen“ von unserem gemeinnützigen Partner, der Cloud und Rüben gGmbH hin.
Strategie-Seminar
Der digitale Wandel betrifft alle Arbeitsbereiche einer Organisation. Wir werfen Schlaglichter auf die verschiedenen Facetten – angefangen bei der Infrastruktur Ihrer Informations- und Kommunikations-Technologie bis hin zur Projektarbeit.
Ziel des Seminars ist bei den Teilnehmenden aus Ihrer Organisation das Bewusstsein dafür zu wecken, dass Digitalisierung mehr ist als Online-Fundraising und dass jede Organisation einen ganzheitlichen Ansatz – eben eine Digitalstrategie – benötigt um die Herausforderungen zu meistern.